Administrar un pequeño negocio significa que tienes que hacer de todo un poco. Desde ventas hasta marketing e incluso finanzas, hay responsabilidades y tareas sin límite. La importancia de gestionar las finanzas de tu negocio no puede subestimarse. Según un estudio de Intuit QuickBooks™ de 2022, solo el 48% de los dueños de pequeñas empresas están seguros de que están pagando impuestos correctamente. Aprender a manejar la contabilidad y las necesidades fiscales de tu negocio es fundamental para el éxito. El software de contabilidad puede darte las herramientas y la confianza necesarias para mantener tu negocio en buen camino.
En Infinity Insurance Agency, Inc. (IIA) entendemos que hay muchos aspectos a considerar al administrar tu negocio. Así como el seguro comercial para autos puede ayudarte a obtener la cobertura necesaria para ti y tus empleados, el software de contabilidad para pequeñas empresas puede ofrecer herramientas fáciles de usar para rastrear ingresos, generar facturas, reportes y más.
¿Por qué los dueños de pequeñas empresas deberían considerar un software de contabilidad?
A menos que tengas habilidades naturales o formación en contabilidad, gestionar las finanzas de tu negocio puede ser una tarea abrumadora. Usar software de contabilidad podría ayudarte a aumentar la eficiencia y precisión en el seguimiento de tu dinero. Las opciones de software actuales simplifican el proceso de contabilidad, lo que podría ahorrarte tiempo valioso mediante la automatización. Aunque la sofisticación de los programas de contabilidad varía de una marca a otra, muchas empresas ofrecen la capacidad de:
- Facturar a tus clientes
- Rastrear gastos
- Dar seguimiento a cuentas por cobrar vencidas
- Automatizar transferencias diarias o facturación recurrente
- Simplificar el archivo de impuestos con reportes generados
- Facilitar la nómina mediante pagos automáticos
- Generar instantáneamente reportes financieros clave
- Sincronizar datos financieros sin problemas
- Proteger datos financieros sensibles
- Reducir errores contables básicos
- ¡Y más!
Utilizar una solución de software podría ayudarte a mantenerte organizado, actualizado y preparado para la temporada de impuestos. Algunos programas de software incluso pueden calcular automáticamente el impuesto sobre ventas y preparar formularios fiscales para ti.
Características clave a considerar al elegir un software de contabilidad
La elección del software de contabilidad para tu negocio puede depender de tus necesidades únicas. Para algunos dueños, una solución de contabilidad simple podría ser suficiente. Sin embargo, existen productos en el mercado que ofrecen características más complejas como gestión de inventarios, seguimiento de tiempo y herramientas de nómina. Al seleccionar un software de contabilidad, piensa en lo que tu negocio necesita y en las opciones que ofrecen funciones como:
- Facilidad de uso
- Capacidad de personalización
- Capacidades de integración
- Escalabilidad
- Seguridad adecuada para datos e información sensibles
Herramientas de software de contabilidad para dueños de pequeñas empresas
Aquí algunas de las herramientas de software de contabilidad más populares para dueños de pequeñas empresas:
QuickBooks Online™
QuickBooks Online cuenta con una amplia gama de funciones y una gran escalabilidad. Ofrece soporte al cliente sólido, además de 750 integraciones de aplicaciones, que incluyen gestión de registros, reportes completos, excelente facturación y gestión de inventarios. Puedes llevar tu contabilidad a donde vayas con su app móvil o usar sus herramientas detalladas de seguimiento de transacciones para medir el rendimiento de tu negocio en ciertos sectores. Los planes comienzan en $35 al mes para el plan Simple Start y llegan a $235 al mes para el plan Advanced.
Xero
Xero es conocido por su facilidad de uso y sistema de precios económico. A los usuarios les gusta por sus excelentes capacidades de reporte, panel de control personalizable y app móvil eficiente. Xero permite usuarios ilimitados en todos los planes y captura automática de facturas y recibos a través de Hubdoc. Los usuarios también pueden tener diferentes niveles de permisos dentro del programa. Los planes comienzan en $15 al mes para el plan Early y llegan a $78 al mes para el plan Established.
FreshBooks
Las funciones de facturación y gestión de clientes de FreshBooks lo convierten en una opción atractiva para freelancers. Pensado para pequeñas empresas con 50 clientes o menos, FreshBooks permite que los clientes creen sus cuentas y guarden información de pago. Además, todos los planes de FreshBooks incluyen seguimiento de tiempo ilimitado, app móvil y opciones de facturación personalizables. Los planes empiezan en $19 al mes para el plan Lite y llegan a $60 al mes para el plan Premium.
Zoho Books
Algunos dueños de negocios ya pueden estar familiarizados con el software de Zoho. El software de contabilidad de Zoho Books se puede integrar fácilmente y cuenta con apps útiles y características como CRM, servicio al cliente y gestión de inventarios. Además de la contabilidad estándar, Zoho Books ofrece gestión de documentos, opciones multicurrency, y soporte al cliente en vivo. Con su profundidad de servicio y funciones, las empresas grandes y en crecimiento que necesitan personalización extensa pueden considerar esta opción. Los planes van desde gratuitos hasta $60 al mes para el plan Premium.
Wave
Wave ofrece un programa simple y eficiente que puede atraer a negocios pequeños que solo quieren consolidar registros, pero tienen pocas transacciones. El programa de Wave te permite rastrear ingresos y gastos, así como enviar facturas ilimitadas. También tienes acceso a más de una docena de reportes financieros preconstruidos, incluido un estado de ganancias y pérdidas y un balance general. Es una opción económica ya que los planes van desde gratuitos hasta $16 al mes para el plan Pro.
Sage Business Cloud Accounting
En el extremo más caro se encuentra Sage Business Cloud Accounting, que cuenta con una gama de funciones de gestión de inventarios y de costos de trabajo. Junto con sus ofertas de ciberseguridad y la capacidad de monitorear brechas de datos, Sage es una gran opción para cualquier dueño de negocio. Otra ventaja de Sage es su capacidad conectada a la nube que permite que el software ayude en el proceso de reconciliación, respaldos de datos e incluso acceso remoto a los datos. Los planes van desde $58.92 al mes, para 1 usuario, para el plan Pro Accounting hasta $172 al mes, para el plan Quantum Accounting.
Kashoo
Este software permite un número ilimitado de usuarios, útil para negocios en crecimiento. En su nivel más básico (y gratuito), permite a los negocios enviar facturas y rastrear y recibir pagos. Sus planes más avanzados incorporan reportes detallados, seguimiento de costos de proyectos, opciones de personalización y la oportunidad de colaborar con un contador o tenedor de libros. Kashoo está totalmente encriptado y te permite conectarte con más de 5,000 bancos y cooperativas de crédito para realizar varias transacciones en múltiples monedas. Los planes van desde gratuitos para facturación básica hasta $27 al mes para Kashoo, pagado anualmente.
NetSuite
Si tu negocio está creciendo y deseas la flexibilidad para escalar sin el estrés de nueva infraestructura y personal, NetSuite podría ser una buena opción. Este software ofrece varios módulos y herramientas de personalización, permitiéndote gestionar inventarios, impuestos y contabilidad. Además, puedes aprovechar herramientas de reporte integradas y módulos como nómina, recursos humanos, gestión de rendimiento, SuiteCommerce, planificación de demanda y renovaciones de contratos. NetSuite no publica precios de planes y solicita que programes una consulta para el precio.
OneUp
OneUp puede ser una buena opción para negocios con alcance internacional. Este software es una solución SaaS que ofrece una variedad de planes de precios para todos, desde emprendedores solitarios hasta negocios en expansión. Los usuarios valoran su app móvil y herramientas para contabilidad, reportes, previsión y facturación. OneUp también es capaz de ofrecer conexiones bancarias preintegradas en 50 países. Una característica notable es su capacidad impulsada por IA para categorizar transacciones automáticamente para una contabilidad precisa. Los planes van desde $9 al mes para el plan Self hasta $169 al mes para el plan Unlimited.
Elegir el software de contabilidad adecuado para tu negocio
Antes de seleccionar un software de contabilidad para tu startup o emprendimiento, tómate un momento para evaluar las necesidades, presupuesto y crecimiento esperado de tu negocio. Si tu negocio maneja datos sensibles, podrías optar por una herramienta con cifrado. O, si no estás familiarizado con la contabilidad, tal vez prefieras un plan de software que incluya servicio al cliente. No dudes en aprovechar las pruebas gratuitas de software y leer tantas opiniones y testimonios como sea posible.
¿Listo para cambiar la pluma y el papel por un sistema de contabilidad impulsado por IA, o te interesa explorar las últimas novedades en software de contabilidad? Recuerda que nunca es un mal momento para considerar todas tus opciones de negocio y planificar un futuro más eficiente y organizado.
En IIA, queremos que tu negocio tenga éxito y ayudarte a protegerlo. Por eso, te ofrecemos algunas herramientas e información útiles que puedes aprovechar, y te recomendamos que evalúes continuamente tus opciones de seguro comercial para autos u otros seguros comerciales.
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